Impressum und Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Webseite ist:

Fotoclub Musterstadt e. V. (Beispielverein)
Vertreten durch: Vorstand des Beispielvereins
Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
Dies ist eine Vorführung. Den Verein gibt es nicht.

Technischer Betrieb (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO):
Michael Liese
Kurveneck 8
22335 Hamburg
Deutschland
E-Mail: info@fotovo.de
Telefon: +49 156 78452950

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben, wofür wir sie verwenden und wie wir den Schutz Ihrer Daten gewährleisten. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Datenschutzbeauftragter

Da wir keine personenbezogenen Daten in großem Umfang verarbeiten, ist kein Datenschutzbeauftragter bestellt.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Hamburgischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Str. 22, 7. OG
20459 Hamburg
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

3. Datenverarbeitung auf der Webseite

a) E-Mail-Adresse und Anzeigename

Zweck der Verarbeitung: Bei der Registrierung auf unserer Webseite zur Teilnahme an Fotowettbewerben speichern wir Ihre E-Mail-Adresse sowie den Namen, unter dem Sie im Portal für die anderen Mitglieder erscheinen. Ihre E-Mail-Adresse ist gleichzeitig Ihr Anmeldename. Diese Daten werden benötigt, um den Zugang zur Webseite und zu den Fotowettbewerben zu ermöglichen und um Ihnen Benachrichtigungen zuzustellen.
Speicherdauer: Die Daten werden bis zur Löschung Ihres Benutzerkontos gespeichert.
Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

b) Hochgeladene Fotos

Zweck der Verarbeitung: Die von Ihnen hochgeladenen Fotos sowie Ihr Benutzername werden im Rahmen der Fotowettbewerbe verarbeitet. Innerhalb des Portals sind sie für die Mitglieder sichtbar.
Veröffentlichung nach außen: Über den Mitgliederkreis hinaus werden Fotos nur gezeigt, wenn die Fotografin oder der Fotograf dem ausdrücklich zugestimmt hat. Wer nicht geantwortet hat, gilt als nicht einverstanden. Die Einwilligung, um die wir bitten, nennt seit dem 26. September 2026 vier Wege: das Siegerbild auf unserer öffentlichen Startseite, die Fotoauswahl auf eben dieser Startseite aus Wettbewerben, die der Vorstand dafür freigibt, einen Link, den der Vorstand zu einem abgeschlossenen Wettbewerb weitergibt, und die Bewertung durch eine externe Jury (dort ohne Namen).
Zusagen aus der Zeit davor: Die Fotoauswahl auf der Startseite kam am 26. September 2026 in den Text; davor nannte er drei Wege. Eine vorher erteilte Zustimmung behandeln wir als Zustimmung zu allen vier Wegen. Wer das nicht möchte, widerruft sie jederzeit im Portal unter „Meine Seite“ – das Foto verschwindet dann von der öffentlichen Seite. Den vollständigen Wortlaut, dem Sie damals zugestimmt haben, können Sie sich im Portal unter „Datenauskunft“ anzeigen lassen.
Auf der öffentlichen Startseite erscheinen Namen der Fotografen, Stimmenzahlen, Kommentare und Bewertungen nicht. Ein Widerruf entfernt das Foto von dort. In Zwischenspeichern von Browsern und Suchmaschinen kann es noch einige Tage sichtbar bleiben – darauf haben wir keinen Einfluss.
Speicherdauer: Die Fotos werden bis zur Löschung Ihres Kontos gespeichert. Die Löschung Ihres Kontos können Sie selbst vornehmen.
Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

c) Server-Logdateien

Zweck der Verarbeitung: Beim Aufruf unserer Webseite werden automatisch Informationen an den Server unserer Webseite übermittelt. Diese Informationen werden temporär in sogenannten Logdateien gespeichert.
Erhobene Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name und URL der abgerufenen Datei, Website, von der aus der Zugriff erfolgt, verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers.
Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen Bereitstellung und Sicherheit der Webseite).
Speicherdauer: Die Daten werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht.

d) Cookies und Session-Daten

Sitzungscookie (immer): Wir verwenden ein Cookie, um Sie während Ihres Besuchs zu identifizieren und Ihre Anmeldung zu verwalten. Es enthält eine zufällige Sitzungskennung, keine Klardaten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen Funktionalität der Webseite).
Speicherdauer: Wird automatisch gelöscht, wenn Sie Ihren Browser schließen.

Dauerhaftes Anmelde-Cookie „Angemeldet bleiben“ (optional): Setzen Sie beim Anmelden diesen Haken, erhalten Sie zusätzlich ein Cookie, das Sie beim nächsten Besuch ohne erneute Passworteingabe anmeldet. Es enthält einen zufällig erzeugten Code, nicht Ihr Passwort oder Ihren Benutzernamen; bei uns wird davon nur ein Prüfwert (Hashwert) gespeichert, aus dem sich der Code nicht zurückgewinnen lässt.
Speicherdauer: 30 Tage ab dem letzten Besuch – jeder weitere Besuch mit diesem Cookie verlängert die Frist erneut um 30 Tage. Eine absolute Obergrenze gibt es nicht, solange Sie regelmäßig wiederkehren.
Beenden: Über „Abmelden“ im Portal, oder indem Sie den Haken beim Anmelden nicht setzen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung durch das aktive Setzen des Hakens).

e) E-Mail-Versand

Zweck der Verarbeitung: Wir versenden E-Mails zu Benachrichtigungen über neue Veranstaltungen, Termine und Erinnerungen an Fotowettbewerbe.
Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
Speicherdauer: Ihre E-Mail-Adresse wird gespeichert, bis Sie Ihr Konto löschen oder Ihre Einwilligung widerrufen.

f) Anmeldung ohne Passwort (Anmeldelink)

Zweck der Verarbeitung: Auf der Anmeldeseite können Sie statt eines Passworts einen Anmeldelink per E-Mail anfordern. Dafür erzeugen wir einen einmalig gültigen, zufälligen Code und verknüpfen ihn mit Ihrem Konto.
Erhobene Daten: der zufällige Code (bei uns nur als Prüfwert/Hashwert gespeichert, nicht im Klartext) und der Zeitpunkt der Anforderung. Zum Schutz vor missbräuchlichem Anfordern wird zusätzlich Ihre IP-Adresse mit dem Zeitpunkt vermerkt.
Speicherdauer: Der Code gilt 15 Minuten und wird nach einmaliger Nutzung sofort ungültig; ungenutzte Codes werden spätestens nach 30 Tagen entfernt. Die IP-Adresse für die Missbrauchsbremse wird beim nächtlichen Wartungslauf gelöscht, sobald sie älter als 24 Stunden ist.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses) für den Code, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz vor Missbrauch) für die IP-Adresse.

g) Anmeldung über die Startseite des Anbieters

Zweck der Verarbeitung: Auf der Startseite des Anbieters (www.fotovo.de) kann sich ein Mitglied mit seiner E-Mail-Adresse anmelden, ohne die Adresse seiner Vereinsseite zu kennen. Dazu wird die eingegebene E-Mail-Adresse mit den Mitgliederkonten aller Vereinsinstanzen abgeglichen, um die zuständige Vereinsseite zu bestimmen. Geprüft wird ausschließlich, ob die Adresse dort vorhanden ist; weitere Daten werden nicht gelesen, und es entsteht kein Verzeichnis, das Adressen und Vereine dauerhaft zusammenführt. Ihr Passwort wird dabei nicht verarbeitet – es wird ausschließlich an die ermittelte Vereinsseite übermittelt und dort geprüft.
Missbrauchsbremse: Zum Schutz gegen automatisiertes Durchprobieren von Adressen wird die Zahl dieser Abfragen begrenzt. Gespeichert wird dafür nicht die IP-Adresse selbst, sondern nur ein mit einem geheimen Wert gebildeter Prüfwert, aus dem sich die IP-Adresse nicht zurückgewinnen lässt.
Speicherdauer: Der Prüfwert wird nach höchstens 24 Stunden gelöscht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Weiterleitung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Missbrauchsbremse.

h) Zeitpunkt Ihres letzten Besuchs

Zweck der Verarbeitung: Wir speichern zu Ihrem Konto den Zeitpunkt, zu dem Sie das Hauptmenü des Portals zuletzt geöffnet haben. Er dient dazu, Ihnen beim nächsten Besuch anzuzeigen, was seither im Verein passiert ist.
Sichtbarkeit für andere Mitglieder: Im Hauptmenü zeigt das Portal den übrigen Mitgliedern lediglich die Anzahl der Mitglieder, die heute im Portal waren – und wenn heute niemand da war, wann zuletzt jemand da war („gestern – 2 Mitglieder“). Ihr Name erscheint dort nicht und ist für andere Mitglieder auch nicht aus dem Quelltext der Seite auslesbar. Angaben sind stets tagesgenau, niemals mit Uhrzeit. Allein der Vorstand kann sich die zugehörigen Namen anzeigen lassen; er ist für die Verwaltung der Mitgliederdaten ohnehin verantwortlich. Wenn Sie in Ihren Einstellungen der Aufnahme in die Mitgliederliste widersprochen haben, werden Sie in dieser Anzeige überhaupt nicht mitgezählt. Der Vorstand kann die Anzeige für den gesamten Verein abschalten.
Speicherdauer: Es wird immer nur der jeweils letzte Zeitpunkt vorgehalten; er wird bei jedem Besuch überschrieben und mit dem Konto gelöscht. In der Anzeige erscheinen Besuche, die länger als 30 Tage zurückliegen, nicht mehr.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Vereins an einem lebendigen Vereinsleben und an der Erkennbarkeit von Neuigkeiten).

4. Weitergabe von Daten, Hosting und Auftragsverarbeitung

Keine Weitergabe an Dritte: Ihre personenbezogenen Daten werden nicht zu eigenen Zwecken an Dritte weitergegeben. Eine Ausnahme besteht nur, wenn Sie ausdrücklich zugestimmt haben oder eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht.

Hosting: Das Portal wird auf Servern der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, in Deutschland betrieben. Mit IONOS besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Vereine als Kunden: Die Software dieses Portals (Fotovo, www.fotovo.de) wird vom technischen Betreiber bereitgestellt. Nutzt ein Fotoclub das Portal als eigene Instanz, ist der Verein Verantwortlicher für die Daten seiner Mitglieder. Der technische Betreiber (Michael Liese, Hamburg) verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag des Vereins (Art. 28 DSGVO).

Betreuungszugang: Für die technische Betreuung kann der Betreiber sich in der Vereinsinstanz anmelden. Dafür gibt es kein Passwort: der Zugang läuft ausschließlich über einen Einmal-Link, den der Betreiber erzeugt und der nach 30 Minuten oder einer Nutzung verfällt. Das dazugehörige Konto entsteht erst, wenn eine Betreuung tatsächlich stattfindet; es erscheint nicht in der Mitgliederliste, in keiner Statistik und erhält keine Vereinspost. Solange der Betreiber angemeldet ist, weist ein Hinweisband auf jeder Seite darauf hin.

Was das nicht bedeutet: Unabhängig von diesem Konto hat der Betreiber als technischer Dienstleister Zugriff auf Server und Datenbank – ohne diesen Zugriff wäre kein Betrieb, keine Sicherung und keine Fehlerbehebung möglich. Der Einmal-Link macht diesen Zugriff nur nachvollziehbar, er begründet ihn nicht.

5. Sicherheit der Daten

SSL-Verschlüsselung: Diese Webseite verwendet eine SSL-Verschlüsselung, um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu gewährleisten. Sie erkennen eine verschlüsselte Verbindung daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.
Verschlüsselte Passwörter: Ihre Passwörter werden in verschlüsselter Form gespeichert und sind für uns nicht lesbar.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben das Recht:

Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).
Die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO), sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 18 DSGVO).
Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Art. 20 DSGVO).
Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

7. Widerruf von Einwilligungen

Falls Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf kann formlos per E-Mail an die unter Punkt 9 genannte Adresse erfolgen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Dienstleistungen sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

9. Kontakt

Für Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, zur Ausübung Ihrer Rechte oder für andere datenschutzrechtliche Anliegen wenden Sie sich bitte an:

Fotoclub Musterstadt e. V. (Beispielverein)
Vertreten durch: Vorstand des Beispielvereins
Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
Dies ist eine Vorführung. Den Verein gibt es nicht.

Bei technischen Fragen zum Portal: info@fotovo.de

10. Hinweise zu dieser Demo-Version

Besuchszählung

Wer diese Demo über einen persönlichen Einladungslink öffnet, dessen Besuch wird gezählt: Zeitpunkt, aufgerufene Seiten, Dauer des Besuchs und eine grobe Geräteklasse (Rechner, Tablet oder Handy). Damit erkennen wir, ob unsere Einladung auf Interesse gestoßen ist.

Ihre IP-Adresse wird dabei nicht im Klartext gespeichert, sondern ausschließlich als nicht rückrechenbarer Hashwert. Es wird kein zusätzliches Cookie gesetzt – die Zuordnung erfolgt nur über die ohnehin notwendige Sitzung und endet, sobald Sie den Browser schließen. Eine geräteübergreifende Wiedererkennung findet nicht statt. Alle Besuchsdaten werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

Besucherinnen und Besucher, die diese Demo ohne Einladungslink aufrufen, werden nicht gezählt.

Kontaktformular

Nach kurzer Zeit erscheint ein Hinweisfeld, über das Sie um eine Kontaktaufnahme bitten können. Die dort eingegebenen Angaben (Vereinsname, E-Mail-Adresse sowie freiwillig Telefonnummer und Nachricht) verwenden wir ausschließlich, um Ihre Anfrage zu beantworten. Ob Sie das Hinweisfeld geschlossen haben, merkt sich Ihr Browser lokal, damit es nicht erneut erscheint; diese Information verlässt Ihr Gerät nicht.